DÙNG GIẢI PHÁP BI ĐỂ TỐI ƯU HÓA LỢI NHUẬN

Mỗi một doanh nghiệp trên thị trường đều mang một tầm nhìn và chiến lược khác nhau. Tuy nhiên, một khi đi vào kinh doanh thì mục đích cuối cùng của mọi doanh nghiệp cũng nhằm nâng cao lợi nhuận. Bài viết này không đề cập đến khái niệm về hệ thống hỗ trợ thông minh ( Business Intelligence ), mà mục tiêu xuyên suốt là bàn về việc sử dụng nó để đạt được tối ưu hóa lợi nhuận của các doanh nghiệp
Trong mọi tổ chức, mỗi ngày có hàng trăm quyết định được đưa ra bởi những nhà quản trị. Những quyết định ấy có thể là cho khách hàng X một khoản giảm giá, hoặc có thể là sản xuất một lô hàng Y, hay là đưa ra một chương trình khuyến mãi Z… Làm sao để những quyết định trên có thể mang lại lợi nhuận nhiều nhất cho doanh nghiệp của mình là một bài toán cho các nhà quản trị. Hơn nữa, trong thời đại thông tin bùng nổ như ngày nay, thông tin có nhiều vô số, thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các đối thủ cạnh tranh nhau ở từng sản phẩm, từng khách hàng. Vấn đề sống còn ở đây không những phải đưa ra được quyết định hơp lý mà còn phải kịp thời..Tuy nhiên, yêu cầu này xem ra không dể thực hiện bởi :

Thứ nhất, để ra được quyết định hợp lý thì nhà quản trị cần phải nắm không những tình hình nội bộ doanh nghiệp của mình mà còn tình hình khách hàng, đối thủ cạnh tranh trên thị trường ở nhiều khía cạnh khác nhau và trải dài trong một khoản thời gian nhất định nào đó.

Thứ hai, với thông tin tuy nhiều như hiện nay nhưng chúng nằm rải rác ở nhiều nơi bởi trong cùng một doanh nghiệp có thể ứng dụng nhiều công nghệ, sử dụng nhiều hệ thống khác nhau nhằm giải quyết những vấn đề khác nhau trong doanh nghiệp. Để tập hợp lại thành một thông tin có ý nghĩa thì đòi hỏi phải tốn nhiều nguồn lực và thời gian.

Như vậy, phải đảm bảo cả hai yếu tố hợp lý và kịp thời trong yêu cầu trên là khó bảo đảm, hầu hết các nhà quản trị dựa trên kinh nghiệm và cảm tính khi ra quyết định ngay như những doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP. Bởi vì hệ thống ERP với mục đích chính là chuẩn hóa lại quy trình hoạt động, quản lý của doanh nghiệp các dữ liệu thường nằm rời rạc ở dạng các chứng từ, chứ chưa sẳn sàng cho việc phân tích. Ví dụ ERP có thể liệt kê có những khách hàng nào, công nợ của họ là bao nhiêu…nhưng không thể đưa ra khách hàng nào mang lại lợi nhuận nhiều nhất cho doanh nghiệp. Hay ERP có thể cho biết chi phí sản xuất mỗi sản phẩm là bao nhiêu, nhưng không thể đưa ra được sản phẩm nào bán chạy nhất ở mùa nào, thị trường nào…

Do đó, giải pháp BI trở nến cấp thiết hơn bao giờ hết để các nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định phù hợp và nhanh chóng dựa trên những báo cáo phân tích tổng hợp với những chỉ tiêu đánh giá (KPI) liên quan. Cụ thể hơn, BI có thể giúp doanh nghiệp ở những điểm như sau nhằm đạt mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận của mình:

1.Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quà của các hoạt động hằng ngày:

Thật vậy, trong bối cảnh ngày nay việc tiết kiệm hay cắt giảm chi phí là hết sức cần thiết. Tiết kiệm ở đây là tiết kiệm về nhiều mặt : nguồn nhân lực, thời gian… và các chi phí khác. Khi CEO của một doanh nghiệp xem bảng kết quả hoạt động kinh doanh thấy phần doanh thu bán hàng giảm so với quý trước. Để tìm hiểu rõ nguyên nhân thì CEO phải liên hệ với giám đốc bán hàng, rồi kế toán trưởng, Sau đó giám đốc bán hàng lại liên hệ đến các cấp dưới của mình là các giám đốc miền. Kế toán trưởng cũng tìm hiểu nguyên nhân từ kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng… và cứ thế người này liên hệ đến người kia từ cấp cao đến cấp chi tiết. Rồi phải bỏ ra một khoảng thời gian nữa để các nhân viên cấp dưới tìm kiếm và tổng hợp lại để báo cáo cho nhân viên cấp trên qua các báo cáo rời rạc. Khi thông tin cuối cùng đến được CEO là do chất lượng của dịch vụ giao hàng ở một miền nào đó kém chất lượng.Cuối cùng, để tìm hiểu một chuyện như vậy thì đòi hỏi có rất nhiều người liên quan và một khoảng thời gian không nhỏ của họ trong khi những thông tin này lẽ ra đã sẵn sàng trên màn hình máy tính của CEO nếu như doanh nghiệp đó có ứng dụng giải pháp BI. Bằng cách này CEO chỉ cần một vài động tác kéo thả, tận dụng ưu thế có thể phân tích sâu theo nhiều chiều của BI thì ông ta đã tìm ra được nguyên nhân bị giảm doanh thu là do đâu cụ thể là vùng miền nào… trong một khoảng thời gian ngắn và không cần phải nhờ đến bất kỳ người nào. Điều này chứng tỏ rằng nếu sử dụng BI thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhiều nguồn nhân lực và thời gian, từ đó cái tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một cách đáng kể.

2.Loại bỏ những mặt hàng kém hiệu quả:

Bên cạnh đó, BI còn giúp đưa ra những mặt hàng kém hiệu quả, làm tiêu tốn nhiều chi phí cho các hoạt động hỗ trợ, tồn kho nhưng bán ra không được nhiều vì chỉ được tiêu thụ bởi một số lượng rất ít các khách hàng. Bằng cách đo lường các KPI về số lần bảo hành, các mặt hàng bán chậm nhất hay số khách hàng mua và tổng doanh thu bán được từ những mặt hàng đó, nhà quản trị sẽ quyết định loại bỏ những sản phẩm đó ra khỏi danh mục sản xuất hay không, hay cải tiến nó thành một sản phẩm mới.

3.Tập trung những khách hàng có giá trị cao:

Để tối ưu hóa lợi nhuận thì ngoài việc phải giảm chi phí còn phải tăng doanh thu bằng cách tập trung vào những khách hàng nào mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp đối với những khách hàng này thì chỉ cần đáp ứng một vài nhu cầu của họ nhưng việc bán hàng thì dể dàng hơn nhiều và doanh thu từ việc mua hàng của họ cao hơn so với những khách hàng khác. Chỉ có hệ thống BI mới có thể chỉ ra nhanh chóng top 10 những khách hàng nào mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp. Giá trị ở đây có thể đơn giản là doanh thu mà cũng có thể phức tạp hơn là một tập hợp nhiều chỉ số đánh giá: số đơn hàng mua trong tháng, doanh thu, số lần hỗ trợ, số lần tiếp xúc…

4.Phân tích hiệu quả của chương trình khuyến mãi, quảng cáo:

Tăng doanh thu còn thông qua việc thực hiện các chương trình khuyến mãi, quảng cáo có hiệu quả. Mỗi một chương trình khuyến mãi,quảng cáo được đưa ra đều có mục đích riêng nhằm tăng doanh thu, giải quyết hàng tồn kho, tung một sản phẩm mới… Đôi khi một chương trình mang lại doanh thu nhiều nhưng chưa chắc là có hiệu quả cao vì nó tốn nhiều chi phí. Thông qua việc thu thập thông tin về số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí,số khách hàng mới, số sản phẩm bán được… của các chương trình khuyến mãi, quãng cáo hệ thống BI sẽ đưa ra báo cáo phân tích về mức độ hiệu quả của chương trình và từ đó nhà quản trị sẽ biết được những chương trình dạng nào sẽ mang lại hiệu quả cao nhất để sử dụng lại cho những lần sau đến đúng đối tượng, đúng kênh bán hàng.

5.Nâng cao năng lực của nhân viên kinh doanh:

Trong một doanh nghiệp có nhiều kênh phân phối, nhiều chi nhánh đại lý, nhân viên kinh doanh được tổ chức thành nhiều cấp thì việc đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân viên kinh doanh trở nên rất khó khăn và tiêu tốn nhiều thời gian. Cho nên có thể xảy ra nhiều tiêu cực trong bộ máy kinh doanh vì hầu hết các quyết định thưởng phạt mang tính cảm tính, hoặc ngay như việc dựa trên kết quả doanh số thì cũng chưa đánh giá đúng vì nếu một nhân viên bán hàng có khả năng trung bình nhưng được giao cho một kênh đã có từ trước, khách hàng đã có sẳn và dể tính thì kết quả kinh doanh của anh ta có thể cao hơn một nhân viên bán hàng có năng lực cao nhưng lại được giao cho một kênh khó, thị trường hoàn toàn mới hay có những khách hàng vô cùng khó tính. Để đánh giá đúng thì đòi hỏi phải dựa trên nhiều tiêu chí: doanh số, số khách hàng mới tìm được, và phải có trọng số riêng cho từng kênh bán hàng.. Chỉ có sự hỗ trợ của hệ thống BI mới có thể đo lường hết tất cả nhiều tiêu chí đánh giá và từ đó có những quyết định thưởng phạt chính xác. Cũng dựa vào đó nhân viên biết mình đã thực hiện được đến đâu so với kế hoạch và cố gắng để hoàn thành.

6.Củng cố và làm tăng sự hài lòng, lòng trung thành của khách hàng:

Mỗi người có một sở thích, nhu cầu khác nhauphụ thuộcmôi trường họ sinh sống, độ tuổi, công việc, vị trí xã hội..Một sản phẩm được thiết kế chỉ nhắm vào một đối tượng nhất định nào đó. Để bán được nhiều sản phẩm thì doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu và làm thỏa mản khách hàng. Do đó nắm bắt được thông tin của khách hàng ở nhiều góc độ khác nhausẽ giúp cho doanh nghiệp phục vụ tốt khách hàng của mình hơn và đem lại lợi nhuận nhiều hơn. Hệ thống BI cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng thể về khách hàng của mình bằng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu… để doanh nghiệp có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ hay có thể thiết kế những chương trình khuyến mãi quảng cáo riêng cho những khu vực mà những đối tượng đó tập trung đông nhất.

7.Đo lường và phân tích ảnh hưởng của cáchoạtđộngđến sự hài lòng của khách hàng:

Mỗi khi tung ra một sản phẩm mới hay thay đổi một cungcách phục vụ, hoặc tung ra một chương trình quảng cáo thì sự hài lòng của khách hàng cần phải được khảo sát và đo lường để doanh nghiệp có thể biết được sự tác động cuả những hoạt đông đó như thế nào đến sự hài lòng của khách hàng. Dựa trên những bảng khảo sát, những dữ liệu về bán hàng liên quan đến những hoạt động đó thì BI có thể đưa ra được mức độ hài lòng của khách hàng có tăng so với trước đó hay không.Hay việc sử dụng BI có thể tìm ra nguyên nhân tại sao số lượng khách hàng lại giảm đáng kể, giảm ở những nơi nào, khách hàng của nhân viên nào bị giảm để từ đó đưa ra hành động để khắc phục và tìm lại những mối quan hệ với những khách hàng đã ngừng mua hàng trước đó.

8.Đánh giá đối thủ cạnh tranh trong ngành, mở rộng thị phần:

Đối với thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì nhà quản trị không những phải nắm rõ tình hình của công ty mình mà cần phải đánh giá được tiềm lực của đối thủ cạnh tranh trong ngành, nắm được danh sách những khách hàng tiềm năng để mở rộng thị phần, tìm kiếm thêm khách hàng mới. Thông qua việc thu thập thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp, BI có thể đưa ra báo cáo so sánh (benchmark) phần trăm doanh thu, số khách hàng… của doanh nghiệp so với các đối thủ khác trong ngành. Hoặc khi đối thủ tung ra một chương trình khuyến mãi hay quảng cáo nào đó thì doanh nghiệp sử dụng BI để đo lường doanh thu và số khách hàng của mình để đánh giá mức độ lôi cuốn của chương trình đó nếu số khách hàng mà giảm đáng kể nhưng doanh thu vẫn không giảm nhiều chứng tỏ chương trình của đối thủ chỉ thu hút những khách hàng có giá trị thấp, và nếu ngược lại thì chương trình của đối thủ là thành công. Từ đó doanh nghiệp có thể học được ở đối thủ và có những hành động để kéo những khách hàng có giá trị cao về phía mình.

9.Café Nero-ứng dụng thành công giải pháp BI:
Café Nero Group Ltd được thành lập năm 1977 và hiện tại là nhà bán lẻ với chuỗi cửa hàng cà phê lớn nhất ở Anh Quốc với hơn 330 cửa hàng từ Brighton tới Aberdeen. Mục tiêu là cung cấp cho khách hàng những quán café đậm phong cách châu Âu, cùng với các món ăn kiểu Ý và một không khí thư giản vô cùng thoải mái.

10.Những vấn đề phải đối mặt trước khi áp dụng giải pháp BI:

Với sự phát triển nhanh chóng, hiện tại Nero café đã mở ra hơn 330 cửa hàng café. Yêu cầu đặt ra cho họ là phải kiểm soát được đà phát triển đó và quản lý tập trung được tất cả các cửa hàng dựa trên cơ sở khách hàng làm trung tâm.

Tuy nhiên, họ thiếu những công cụ hỗ trợ để phân tích tình hình kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận. Hơn nữa, việc ngày càng có nhiều cửa hàng mở ra thì công việc quản lý hiệu quả tất cả các cửa hàng ngày càng trở nên khó khăn bởi hằng ngày có hơn 200 đơn hàng được các cửa hàng trưởng ghi trên giấy và gửi fax về cho trung tâm ở Covent Garden sau đó lại được gõ lại vào các tập tin Excel. Cuối tuần có các báo cáo tổng hợp về doanh thu tuy nhiên không thể biết chi tiết về tình hình của từng mặt hàng, ở mỗi cửa hàng và nhân viên nào bán hàng giỏi nhất.

“Đành rằng mỗi cửa hàng trưởng biết rất rõ về tình hình của cửa hàng mình, nhưng những nhà quản trị cấp cao không thể biết được tình hình của tất cả các cửa hàng một cách chính xác”. David Radburn, giám đốc của Nero Café phát biểu, và ông ta tiếp lời: “Chúng tôi muốn biết chính xác kết quả của từng cửa hàng ở nhiều khía cạnh, chứ không đơn thuần chỉ dựa vào báo cáo cảm tính của các cửa hàng trưởng”.

11.Lơi ích sau khi áp dụng thành công giải pháp BI:

a.Biết được tình hình kinh doanh của các mặt hàng:
Trước kia, để biết mặt hàng nào bán chạy thì bằng cách quan sát nó còn nhiều trên kệ hay là trống. Từ khi áp dụng giải pháp BI thì các quản lý khu vực tự tin xác định được những mặt hàng nào thường xuyên được bán và có doanh thu cao nhất, từ đó có những hành động hỗ trợ điều phối hàng qua lại giữa các cửa hàng trong khu vực. Việc này giúp cho tình trạng thiếu các mặt hàng mà khách hàng thích không còn nữa, làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Thêm vào đó, hệ thống BI còn có thể chỉ ra xu hướng những tuần nào bán hàng ế nhất để giảm bớt lượng đặt hàng, tiết kiệm chi phí thừa thải.

b.Cải tiến dịch vụ khách hàng và chuẩn bị tốt nguồn nhân lực:

Không biết những khách hàng nào trong số rất nhiều khách hàng đến cửa hàng hoặc chỉ biết một vài người bằng việc họ thường xuyên tới cửa hàng là những khách hàng mang lại nhiều giá trị cho cửa hàng là một vấn đề lớn của cửa hàng. Sau khi ứng dụng BI, thông qua các dữ liệu về mua hàng của các khách hàng BI chỉ ra 10 khách hàng mang lại giá trị cao nhất là những khách hàng có số lần thăm viếng cửa hàng, số đơn hàng, và doanh thu từ các đơn hàng cao nhất. Từ đó cửa hàng trưởng có thể ưu tiên phục vụ cho những khách hàng này và có những chương trình khuyến mãi giảm giá cho họ, làm cho họ vui vẻ hơn và thường xuyên tới cửa hàng hơn.

Hoặc trước kia số nhân viên rải đều cho các cửa hàng ở mọi thời điểm trong ngày. Việc này không có hiệu quả vì ở thời điểm này cửa hàng này vắng nhưng cửa hàng khác có thể rất bận rộn. Hệ thống BI đưa ra những thời điểm cụ thể nào mà cửa hàng đó đông khách nhất để có sự chuẩn bị nhân viên phục vụ tốt hơn. Nếu ở một thời điểm mà tất cả cửa hàng đều đông khách ví dụ thời gian từ 12h-13h là thời gian nghỉ trưa, khách đông thì có thể thuê thêm nhân viên chỉ làm trong thời gian đó.

c.Theo dõi lượng thực phẩm thừa mỗi ngày:

Ngoài ra hệ thống BI còn giúp Nero theo dõi lượng thực phẩm dư thừa mỗi ngày ở từng loại sản phẩm. Điều này rất có ý nghĩa đối với những sản phẩm có thời gian bảo quản ngắn. Nếu như có quá nhiều lượng của một sản phẩm nào trong tháng phải đem bỏ chứng tỏ nhu cầu về sản phẩm đó không nhiêu nên giảm bớt, hoặc không có sản phẩm nào phải bỏ thì cũng chưa hẳn là tốt vì có thể nó thiếu không đủ phục vụ. Cần phải điều chỉnh lượng hàng mỗi loại ở mức vừa phải sao cho không tốn nhiều chi phí mà cũng đủ hàng để phục vụ khách hàng.

d.Phát triển năng lực của nhân viên:

Trước kia các nhân viên không biết đến cuối tháng mình có được thưởng hay không và được thưởng bao nhiêu, vì họ không biết được kết quả cụ thể của họ như thế nào. Tương tự như vậy, quản lý khu vực cũng không biết nhân viên nào giỏi nhất để đề xuất khen thưởng, mọi quyết định đều do cửa hàng trưởng đánh giá một cách cảm tính đưa lên cho quản lý khu vực. Sau khi ứng dụng BI, các chỉ tiêu thi đua được ban quản trị đặt ra và công bố cho mọi nhân viên. Hệ thống BI đo lường những chỉ tiêu này của từng nhân viên, thông qua đó các quyết định khen thưởng là chính xác, và nhân viên cũng đang biết mình ở mức nào để phấn đấu.

Tóm lại giải pháp BI hiện nay đã được ứng dụng rộng rãi và thành công cho nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành công nghiệp trên thế giới và nó mang lại nhiều lợi ích to lớn nhằm đạt mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận và tăng sự hài lòng của khách hàng, Hiện tại ở Việt Nam hệ thống BI vẫn chưa được phổ biến rộng rãi, mặc dù đã có một số doanh nghiệp đã ứng dụng. Trong thời gian tới, cùng với sự phát triển của ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp, sôi động nhất hiện nay là gói giải pháp ERP thì BI cũng là gói giải pháp thiết yếu để các doanh nghiệp Việt Nam có đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài về mặt quản lý.

CHUYÊN GIA TƯ VẤN ĐÀO TẠO 

Thạc sĩ - Trần Văn Tuyến

Giám đốc Công ty cổ phần XNK BBU

168 Bùi Thị Xuân, Phạm Ngũ Lão, Quận 1

ĐT: 0938 768 468 - 0286 273 3456 
 

CÔNG TY CỔ PHẦN XNK BBU

Trụ sở chính: Số 168 Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1 , Tp. Hồ Chí Minh

Tel: 08 6273 3456 Fax: 08 3856 9823
Mã số thuế: 0312539862
Hotline: 0969 232 969 (Zalo, Viber)
Email: bbuvn68@gmail.com