Thông tin hiệu quả và họp nhóm

Thông tin hiệu quả và họp nhóm

 

1.Những phương pháp thông tin

Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹn trước. Ví dụ như:

-         Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp.

-         Những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại.

-         Các phương tiện điện tử như điện tử, mạng nội bộ,…

-         Phim ảnh hội nghị.

 

2.Chọn những phương pháp thông tin

-         Thư điện tử là một phương tiện truyền thông giữa các thành viên trong nhóm, có điếu độ ttin cậy không chắc chắn.

-         Các phần mềm có thể đáp ứng vịêc thông tin giữa các chuyên viên và nhóm.

-         Việc thông tin bằng phim ảnh hội nghị cũng hữu dụng, giúp các thành viên đánh giá các điệu bộ và trạng thái của người khác.

-         Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội họp hay hội ý giữa các thành viên nằm ở các vị trí khác nhau.

 

3.Chia sẻ thông tin bên ngoài nhóm

- Thông tin từ nội bộ

Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưu tâm sự vững mạnh tự tại – sự toàn tâm toàn ý của nhóm – khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, chỉ biết mình. Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào những bộ phận khác ngay trong nội bộ cơ quan, chẳng hạn khi cần dữ liệu, họ phải nhờ đến bộ phận máy tính.

- Duy trì sự giao tiếp

Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biết chắc ai là những người cần được thông tin đặc biệt. Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhậtt hoá và soạn lại danh sách này thường xuyên để khi cần bạn có thể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình hoạt động.

- Tránh sự trùng lặp

Sự trùng lắp các vai trò là vấn đề tệ hại ở những cơ quan lớn. Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng liệt kê ngắn về chức năng của đôi nhóm cho nnhững người có liên quan, nhờ đ1o có thể phát hiện sự trùng lắp ngay.

- Thông tin như thác đổ

Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi bị nhiễu, bóp méo, … từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và hiệu quả của nhóm. Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp, và rồi, nếu cần thiết, thẩm tra ngược lên.

- Sự cẩn thận

Đúng ra một nhóm chẳng có điều gì bí mật giữa các thành viên của nhóm, mà nếu có chẳng qua cũng chỉ để gây sự ngạc nhiên thú vị về đề án. Trước khi quyết định điều gì cần giữ kín, hãy hỏi, “có ai khác cần biết vấn đề này?”, mà “nếu để hở ra liệu có tai hại gì không ?”. Nếu đây là vấn đề mà mọi người có thể biết thì cứ việc thông tin thoải mái. Thế nhưng, nếu có điều gì cần giữ kín, lúc đó phải được giữ tuyệt đối.

 

Chuyên gia tư vấn đào tạo: ThS.Trần Văn Tuyến

      Giám đốc Công ty CP XNK BBU

      Địa chỉ : 168 Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1

      Điện thoại: 0938 768 468 - 0286 273 3456