Sáng tạo và cải thiện chuẩn mực của nhóm

Sáng tạo và cải thiện chuẩn mực của nhóm

 

1.Suy nghĩ sáng tạo trong nhóm

a.Khuyến khích óc sáng tạo

Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo. Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.

 

b.Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi. Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.

Những điểm cần ghi nhớ:

-         Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.

-         Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.

-         Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.

-         Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại co ựthể đưa đến những giải pháp đáng giá.

-         Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.

-         Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra.

 

2.Cải tạo các tiêu chuẩn trong nhóm

a.Thông suốt đề án

Con người trong nhóm đích thực “làm chủ” các công việc của họ. Họ có trách nhiệm để tìm ra nhựng phương pháp hiệu quả nhất để hoàn thành công việc đạt chuẩn càng cao càng tốt. Hãy bám sát đề án “từ đầu đến cuối” để hiểu rõ hơn nhiệm vụ, vai trò của bạn, các vai trò khác của nhóm, làm sao cải thiện hoạt động, từ đó sẽ đạt kết quả cao ra sao.

 

b.Cải thiện hệ thống

Hãy làm cách nào để mọi thành viên của nhóm có trách nhiệm đối với phần việc của họ để họ có thể đặt ra cách cải tiến bằng cách xác định các vấn đề, phân tích nguyên nhân gốc, cải thiện tình hình. Khi cần có thể nhờ sự giúp đỡ của chuyên viên bên ngoài, nhưng quan trọng hơn cả là tránh tái diễn vấn đề.

 

c.Lúc nào cũng có phương pháp mới

Hãy duy trì khả năng phát triển bằng những cải tiến liên tục để luôn có phương pháp mới đáp ứng hoạt động của nhóm và nhu cầu của thị trường. Thử thách luôn là điều giúp cải tiến việc thực hiện việc thực hiện của nhóm. Cố gắng giải quyết triệu chứng chữa lành bệnh, vì các vấn đề sẽ tái diễn nếu không giải quyết tận căn. Các vấn đề và các giải pháp luôn được tách ra, vì cần nhớ rằng cái thứ yếu, những hệ quả xấu còn tệ hại hơn những hậu quả ban đầu. Chất lượng luôn đắt giá. Hãy nhớ rằng việc cải tiến chất lượng tạo ra ý nghĩa kinh tế khi được đo bằng những biện pháp chống lại giá của sự thất bại trực tiếp hay gián tiếp. Đừng nghĩ chất lượng chỉ ứng dụng cho các sản phẩm. Nó vẫn áp dụng cho mỗi dịch vụ và quy trình trong đó nhóm của bạn.

 

3.Hệ thống hóa nhóm

a.Hiểu nhu cầu cần nâng đỡ của nhóm

Mọi nhóm đều cần các bạn bè ở các vị trí cao – làm thành một mạng lưới. Ở chóp đỉnh của tổ chức, một mạng lưới bao gồm người có quyền quyết định, như chủ tịch hội đồng quản trị; người có thế lực; người trợ thủ hành động; người có quyền phê chuẩn. Dù là mạng lưới ấy nằm trong hay ngoài cơ quan đều có thể giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ.

 

b.Tìm những người bảo trợ.

-         Người bảo trợ nhóm thường ở các địa vị cao, có thiện ý với nhóm, có thể làm việc trong hay ngoài cơ quan, không thuộc bốn loại người kể trên nhưng có tác động tới nhóm.

-         Chức năng người bảo trợ là giúp giải quyết thế bế tắc hay giúp tránh sự mâu thuẫn.

-         Nhóm càng có nhiều vấn đề gai góc, càng cần người bảo trợ.

 

c.Loại bỏ những khó khăn liên quan đến công việc.

Hãy liên hệ với người bảo trợ và mạng lưới hỗ trợ để họ giúp thông thoáng vấn đề.

- Xử trí những cá nhân gây ra vấn đề

Hãy đề phòng với nhân tố con người. Các rắc rối trong nhóm cũng có thể do những người bên ngoài. Những áp lực công việc, chủ nghĩa bảo thủ, sự ghanh ghét, sự tự vệ, hay sự ngoan cố có thể khiến những người ngoài cuộc tìm cách đạp đổ sự thàanh công của nhóm. Bạn nên giải quyết kín đáo tránh bị rơi vào nhữngcạm bẫy đó.

Hãy hỏi ý kiến của những người có thế lực trong những trường hợp quá căng thẳng mang tính cá nhân. Nếu người gây ra vấn đề vẫn ngoan cố, lúc ấy bạn cần liên hệ với cấp cao nhất để giải quyết.

Những điều cần ghi nhớ:

-         Những người bạn của nhóm càng ở cấp cao càng giúp nhóm dễ thành công.

-         Cần biết lúc nào phải liên hệ với những nơi cần thiết ấy.

-         Cần thường xuyên tranh thủ ý kiến của người bảo trợ cũng như cho họ biết tiến độ của nhóm.

-         Cần thận trọng khi tiếp xúc với những người có ảnh hưởng với người có quyền quyết định.

 

Chuyên gia tư vấn đào tạo: ThS.Trần Văn Tuyến

      Giám đốc Công ty CP XNK BBU

      Địa chỉ : 168 Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1

      Điện thoại: 0938 768 468 - 0286 273 3456