Quy định tiếp khách ở công ty BBU

Ngày cập nhật: 12 tháng 8 2017

Chia sẻ

Quy định tiếp khách ở BBU

1. Mục đích:

- Xác định các mức chi phí tiếp khách cho các bộ phận.

- Xác định quy trình đón tiếp khách của công ty.

2. Phạm vi:

- Áp dụng cho toàn bộ công ty.

3. Định nghĩa: Không có

4. Nội dung:

4.1. Khách hàng bình thường:

- Tiếp khách bình thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác thông thường tại công ty.

- Đối với các trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm thông tin cho nhân viên lễ tân biết trước để tiếp khách được chu đáo. Nội dung thông tin bao gồm: tên khách, đơn vị công tác, người cần gặp, giờ hẹn.

- Nhân viên lễ tân ghi nhận thông tin vào sổ thông tin đồng thời thông báo cho bảo vệ biết.

4.2. Khách hàng quan trọng:

- Khách quan trọng là các trường hợp các đối tác ký kết các hợp đồng lớn, dự án hoặc các công việc quan trọng khác…. của công ty.

- Yêu cầu tiếp khách quan trọng có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Giám đốc điều hành chỉ định.

- Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu phải ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình giám đốc điều hành phê duyệt theo mẫu: NS – 07 – BM01.

- Đối với các trường hợp không tiếp khách quan trọng nhưng phát sinh chi phí thì bộ phận tiếp khách phải làm giấy yêu cầu theo mẫu trên và chuyển cho GD duyệt trước.

- Sau khi giám đốc duyệt, người đề nghị chuyển qua cho phòng NSQT lập kế hoạch tổ chức.

4.3. Chi phí tiếp khách:

- Quy định đối tượng thành phần trong quan hệ được mời chiêu đãi, tiếp khách là các đối tác khách hàng, tổ chức kinh tế, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có quan hệ giao dịch với công ty.

- Các thành viên HĐQT, BKS, GĐ khối, KTT, GĐ nhà máy, Trưởng Văn phòng đại diện chi nhánh và những người khác theo sự phân công của GĐ điều hành hoặc người được GĐ điều hành uỷ quyền mới có thẩm quyền quyết định việc chi tiêu chiêu đãi, tiếp khách và thanh toán các chi phí liên quan đến chiêu đãi, tiếp khách.

- Những trường hợp đột xuất, bận công tác không thể trực tiếp mời chiêu đãi, tiếp khách được thì người có thẩm quyền quy định trên đây có thể phân công cho người khác (có quan hệ làm việc trực tiếp với đối tượng được mời chiêu đãi tiếp khách) thay mặt mình mời chiêu đãi, tiếp khách. Trường hợp này người phân công vẫn phải làm thủ tục thanh toán chi phí chiêu đãi, tiếp khách và chịu mọi trách nhiệm về các khoản chiêu đãi, tiếp khách đó. Người được phân công thay thế không làm thủ tục thanh toán chiêu đãi, tiếp khách.

- Việc mời chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của Công ty với mức chi phí tiết kiệm, hiệu quả. Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch với công ty.

- Các mức khoán quy định dưới đây là mức tối đa, nếu chi phí chiêu đãi, tiếp khách vượt quá định mức đã quy định, người mời chiêu đãi, tiếp khách phải tự thanh toán số tiền vượt trội.

Chuyên gia tư vấn đào tạo ThS Trần Văn Tuyến
Giám đốc Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu BBU
Địa chỉ: 168 Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Tp HCM
Điện thoại: 0938 768 468 - 028 6273 3456

Đánh giá bài viết

Bình luận của bạn

Số lần xem: 9828