Kiểm soát nội bộ quy trình chi tiêu

Kiểm soát nội bộ quy trình chi tiêu
 

1. Nội dung nghiên cứu

- Các loại chi của công ty
- Chức năng của quy trình
- Mục tiêu của quy trình
- Rủi ro của quy trình
- Cơ chế kiểm soát áp dụng trong quy trình
- Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát tương ứng
- Quy trình & chứng từ
- Quy chế hoá những nội dung trên trong “Quy chế chi tiêu” hay còn gọi là “Quy chế tài chính”

2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Nội dung nghiên cứu

- Chức năng của quy trình
- Các quy trình cụ thể trong quy trình kế toán
- Mục tiêu của quy trình
- Rủi ro của quy trình
- Cơ chế kiểm soát của quy trình
- Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng
- Quy chế hoá những nội dung này

2.1 Phân biệt tài chính & kế toán

- Tài chính? Tài chính doanh nghiệp? Quản trị tài chính doanh nghiệp => Tiền & vốn
- Kế toán là gì? Kế toán doanh nghiệp? => thông tin
Phân biệt tài chính & kế toán
giám đốc tài chính & kế toán trưởng

2.2 Các chức năng cơ bản

- Thu thập thông tin (thu thập chứng từ). Từ các bộ phận trong công ty & từ bên ngoài.
- Xử lý thông tin (sử dụng sổ sách) Tại bộ phận kế toán
- Cung cấp thông tin (trình nộp báo cáo) cho các đối tượng có nhu cầu :
+ Chủ sở hữu & chủ nợ
+ Lãnh đạo công ty
+ Nhà nước
+ Khác

2.3 Các quy trình cụ thể

- Quy trình kế toán thường bao gồm 3 quy trình cụ thể :
+ Quy trình kế toán thuế => Phục vụ báo cáo co nhà nước
+ Quy trình kế toán tài chính => Phục vụ báo cáo cho chủ (chủ sở hữu & chủ nợ)
+ Quy trình kế toán quản trị => Phục vụ báo cáo cho lãnh đạo công ty

Tổ chức thực hịên từng quy trình

Mỗi quy trình lại được phân chia cụ thể như sau :
- Kế toán phần hành (kế toán viên)
- Kế toán tổng hợp (Kế toán tổng hợp)
- Kế toán kiểm tra (Kế toán trưởng)
- Phê duyệt báo cáo (Lãnh đạo doanh nghiệp)

Phần hành kế toán

- Kế toán tiền mặt
- Kế toán kho vật tư
- Kế toán kho thành phẩm
- Kế toán công nợ phải thu
- Kế toán công nợ phải trả
- Kế toán tài sản cố định
- Kế toán công cụ dụng cụ
- Kế toán tiền lương ...

Mục tiêu của quy tình

- Mục tiêu theo cách hiểu thông thường
- Mục tiêu theo mô hình CEAVOP

- Báo cáo đúng: Chính xác về mặt số học & nội dung; Đúng luật; Đúng quy chế công ty
- Báo cáo đủ
- Báo cáo kịp thời
- Báo cáo ngắn gọn
- Báo cáo rõ ràng
- Báo cáo dể hiểu

Báo cáo cái gì?
- Báo cáo thuế :
+ Thuế GTGT (khai báo tháng & quyết toán năm)
+ Thuế TNDN (dự toán & quyết toán năm)
+ Thuế khác
- Báo cáo tài chính :
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả kinh doanh (3 phần)
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo quản trị: Thiên hình vạn trạng theo yêu cầu của Lãnh đạo

Mục tiêu theo quy trình “CEAVOP”, bảo đảm báo cáo được lập trên cơ sở tuân thủ các yếu tố sau :
- Completeness (đầy đủ)
- Existeness (Tồn tại & phát sinh)
- Accuracy (Chính xác)
- Valuation (Định giá đúng)
- Ownership & Obigation (Quyền & nghĩa vụ)
- Presentation (Trình bày & khai báo)

Rủi ro của quy trình

- Báo cáo
+ Không thể ra báo cáo
+ Không đúng
+ Không đủ
+ Không kịp thời
+ Dài dòng
+ Không rỏ ràng
+ Khó hiểu hay dễ hiểu sai
Đối với từng nhóm và từng loại báo cáo

Cơ chế kiểm soát có thể áp dụng

- Phê duyệt
- Sử dụng mục tiêu
- Bất kiêm nhiệm
- Bảo vệ tài sản
- Đối chiếu
- Báo cáo bất thường
- Kiểm tra & theo dõi
- Định dạng trước

Một vài rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng

- Vi phạm tính đầu đủ, tồn tại, chính xác
KS:
+ Dữ liệu kế toán phải cập nhật
+ Tuân thủ các quy trình kế toán như : đối chiếu giữa các phần hành, đối chiếu kế toán với các bộ phận khác
+ Nhân viên kế toán có nghiệp vụ
+ Kiểm quỹ, kiểm kê tồn kho, tài sản
+ Kế toán trưởng được cập nhật tất cả các sự kiện/hoạt động diễn ra trong doanh nghịep

- Vi phạm tính đánh giá, sở hữu và trình bày công bố
KS:
+ Đánh giá tính hợp lý số dư tài sản
+ Trình độ nghiệp vụ của kế toán trưởng

- Báo cáo tài chính chứa đựng gian lận, sai sót
KS:
+ Kiểm toán nội bộ
+ Kiểm toán độc lập
+ Cam kết của ban giám đốc trước chủ sở hữu

- Vi phạm pháp luật về thuế
KS:
+ Thường xuyên cập nhật thuế
+ Tư vấn thuế
+ Nhân viên có trình độ và kinh nghiệm

- Không tuân thủ đúng quy định thuế dẫn đến chi phí cao
KS:
+ Có quy trình tuân thủ các quy trình thuế – nên định dạng chuẩn
+ Kế toán thuế