Quy trình làm sale
1 Input
Marketing Objectives
Doanh số
Sản lượng (Sales Volume)
Chi phí tạm tính
Những hoạt động yêu cầu từ phía marketing
Định nghĩa phân loại khách hàng
Số lượng khách hàng trong khu vực
Doanh số ước tính cho mỗi SKU/Loại khách hàng
Bản đồ, dân số, mức thu nhập
Số lượng nhân viên và trình độ kỹ năng, năng lực của mọi người.
2. Steps
Step 1:
Nhận thông tin Marketing Objectives từ cấp quản lý (ASM trở lên)
Thống nhất định nghĩa về phân loại khách hàng/Lưu ý thống nhất với toàn quốc và IT/Bộ phận cập nhật soạn thảo qui trình.
Xác định số lượng khách hàng theo loại trong khu vực
Nhập vào bảng Excel theo mẫu (Có thể cải tiến trong tương lai khi trình độ Excel giỏi hơn)
Step 2:
Tính doanh số tiềm năng cho mỗi khu vực
Xếp thứ tự ưu tiên cho từng sản phẩm/brand/category/channel/Địa phương
Họp Sales Operation Meeting:
Xác định thứ tự Kênh bán hàng ưu tiên
Xác định chiến lược bán hàng: những hoạt động bán hàng nên thực hiện trong từng kênh. (Chương trình khuyến mại nếu có)
Ước lượng chi phí thực hiện những hoạt động này:
Từ trên xuống
Từ dưới lên
Thống nhất hoá
Xác định chiến lược phân phối:
Xác định kỹ năng và năng lực nhân viên có thể đảm nhận công việc
Tạm phân công nhân viên theo công việc dự định
Xác định năng suất viếng thăm của các nhân viên
Xác định tần suất viếng thăm để đạt mục tiêu
Phân công nhân sự
Đề ra nội dung và chương trình huấn luyện (gửi cho Training Manager)
Xác định nhu cầu nhân sự thiếu (nếu có)
Tái bố trí nhân sự cho phù hợp với chiến lược (nếu có)
Dự toán chi phí:
Xác định tần suất viếng thăm để đạt mục tiêu o Phân công nhân sự
Đề ra nội dung và chương trình huấn luyện (gửi cho Training Manager)
Xác định nhu cầu nhân sự thiếu (nếu có)
Tái bố trí nhân sự cho phù hợp với chiến lược (nếu có)
Dự toán chi phí:
Nhân sự (lương cơ bản)
Công tác phí
Chế độ thưởng
Trang thiết bị làm việc: văn phòng, máy móc thiết bị (vi tính, điện thoại,…)
Xác định kinh phí dự trù trong trường hợp khẩn cấp, cố lường trước khả năng phản ứng của đối thủ cạnh tranh
Lập bản Sales Plan theo file Sales.doc đính kèm
Lập bản Tổng hợp Sales Plan (xem file Sales Plan.xls template đính kèm)
3. Output
Sales Plan
Sales Form
Các form khác của Công ty có liên quan đến bộ phận Sales
Các form mới nếu có
Hệ thống các report
KPI
Meeting minutes (xem thêm How to … file template và Minute /Fax template
toàn Công ty)
Phiếu yêu cầu nhân sự
Bảng đề nghị huấn luyện
Bản đề nghị hỗ trợ của các phòng khác (nếu có):
Schem/TPR proposal
Project request (VD: Sales Automation with IT)
Qui trình cải tiến để thực hiện nếu có
File .ppt để trình bày
Biện pháp kiểm tra kiểm soát
Về những kỹ năng team building, effect leadership, effect meeting, How to run a brainstorming session, Project Management và kỹ năng vi tính phải đạt ở mức độ thông thạo Excel, Word, Microsoft Project.
(Chi tiết, xem tài liệu How to…và Project Management đính kèm)
Đề nghị kiểm soát
Thống nhất với Kế toán quản trị:
Định nghĩa thuật ngữ Kế toán quản trị và phương pháp tính toán
Gross Sales: là giá mà Công ty bán ra, có thể là trong một trong những mức giá sau đây, tuỳ theo Công ty có thể kiểm soát được ở ức độ nào:
Consumer price: Giá bán cho NTD, kể cả VAT
Retailer Price: Giá Công ty bán cho đại lý (mà họ bán ra cho NTD), kể cả VAT
Wholesaler price: Giá bán cho đại lý (mà doanh số của họ chủ yếu là do bán cho retailer), kể cả VAT
Trong tình hình hiện nay (tháng 8 năm 2004), Gross Sales là giá mà Công ty bán cho đại lý ngay tại nhà máy, chưa trừ hỗ trợ vận chuyển.
VAT: là thuế VAT của nhà nước
Net Proceed of Sales (NPS): Doanh số sau khi trừ mọi khoản hàng trả về, và các khoản giảm giá tạm thời (TPR: temporary Price reduction: gồm giảm giá theo Volume, cho đại lý,…)
SCC (Supply Chain Cost): Bao gồm tất cả các giá thành từ việc mua sản phẩm
đến việc giao sản phẩm cho khách hàng, tức là tổng cộng của Giá thành sản phẩm và Chi phí vận chuyển:
Giá thành sản phẩm Product Cost: gồm nguyên vật liệu (nguyên liệu, bao bì, …), chi phí sản xuất (chi phí sản xuất của nhà máy) và các sản phẩm mua ngoài.
Chi phí cung cấp Supply Cost: Mua và lên kế hoạch (Chi phí liên quan đến con người và các qui trình của hệ thống Supply Chain), chi phí phân phối (Tồn kho và phân phối thành phẩm), Khấu hao nhà máy, thiết bị, xe cộ và các tài sản dùng trong hệ thống cung cấp sản phẩm, IWC (Inflation on
Working Capital: lạm phát trên vốn lưu động)
GP: Gross Profit = NPS - SCC.
GM: Gross margin (Tỷ lệ % GP/NPS)
MDC: Marketing Development Cost: Bao gồm mọi chi phí để yểm trợ trực tiếp cho sản phẩm trên thị trường:
Quảng cáo, VD: chi phí media, sản xuất/phát sóng/ tiền công của các Công ty quảng cáo
Royality: bản quyền thương hiệu (nếu có áp dụng)
Consumer relations: Các hoạt động liên quan đến NTD
Chi phí khuyến mại
Nghiên cứu thị trường
Chi phí nghiên cứu và phát triển sản phẩm
CR (Corporate research): trong tương lai, khi Công ty phát triển thành cấp đa quốc gia, một số research sẽ làm ở cấp châu Á, khi đó sẽ phân bổ những chi phí này.
PBO (Profit before Overhead)= GP- MDC
Overheads: Gồm tất cả các loại chi phí để Công ty hoạt động mà chưa được liệt kê ở trên. Nó bao gồm:
- Tất cả những chi phí marketing khác với chi phí quảng cáo/khuyến mại
- Chi phí bán hàng
- Các chi phí của các phòng bán khác như: Ban Giám đốc, phòng Nhân sự, Hành chính, Huấn luyện,… Khi Công ty lớn lên và vươn tầm ra châu Á, sẽ phải cộng thêm một số khoản chi phí cyho Công ty mẹ với sự điều chỉnh tuỳ theo tỷ lệ đóng góp doanh số của mỗi nước.
TRBEI = PBO - Overheads
TM: Trading Margin = TRBEI/NPS Trading tax:
- Thuế thu nhập doanh nghiệp
- Thuế tiêu thụ đặc biệt Special Consumption Tax
- Và các khoản thuế khác theo qui định của nhà nước
Chi phí tài chính Financing Charge:
Để phản ánh đúng tình trạng doanh nghiệp, các Giám đốc phải xem như mình được hỗ trợ tài chính từ Công ty. Chương trình qui định trong Bảng báo cáo kết quả kinh doanh phải thể hiện 7% của Gross Capital Employed (Tổng vốn sử dụng - GCE):
GCE = Fixed assets+ Working Capital
Fixed asst: Tài sản cố định
Working capital (Vốn lưu động) = Stock+ Debtors- Creditor (Tồn kho + Nợ phải trả - Các khoản phải thu)
Trading Contribution: TC = TRBEI - Trading tax - Financing charge
Sales Volume
Company Hierarchy
Country report Hierarchy
Product Hierarchy
Customer / Channel Hierarchy
Product Standard Cost
RM (Raw Material): tính cả Buying Department
PM: tính cả Buying Department
FS:
- Số giờ máy/khấu hao máy
- Phân bổ chi phí sửa chữa dài/trung/tiểu tu
- Contingenc
- Các chi phí phân bổ khác
IWC (Inflation Working Capital)
Cost Center các loại
Các thuật ngữ sử dụng trong báo cáo định kỳ:
MUF: Monthly Updated Forecast
PUF: Previous Monthly Update Forecast IOP: Internal Operation Plan
AP: Annual Plan
LE: Last Estimate
Các loại báo cáo quản trị: format, cácn tính toán
(Xem tài liệu Monthly report Hard copy)
Để hỗ trợ SM có trình độ vi tính chưa cao hiện nay, cũng như để có thời gian tập trung nhiều hơn vào việc huấn luyện nhân viên, Công ty bố trí một số admin được đào tạo tốt về kỹ năng vi tính Excel, Access và trình độ kế toán nhất định. Hãy sử dụng nguồn lực này một cách hiệu quả nhất.
Chuyên gia tư vấn đào tạo ThS Trần Văn Tuyến
Giám đốc Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu BBU
Địa chỉ: 168 Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, Tp HCM
Điện thoại: 0938 768 468 - 028 6273 3456
.jpg)
.gif)
Danh mục
In
: 757
