Phần mềm hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP, là hệ thống giải pháp công nghệ tích hợp toàn bộ hoạt động của các phòng ban cũng như chức năng của toàn bộ công ty vào một hệ thống duy nhất nhằm đáp ứng những nhu cầu cụ thể của các chứng năng kinh doanh.

Các công ty sử dụng BI để hỗ trợ việc ra quyết định, cắt giảm chi phí và phát hiện ra các cơ hội kinh doanh mới. BI không chỉ tổng hợp các báo cáo cần thiết mà hơn thế nữa nó còn cung cấp một tập hợp các công cụ để chuyển dữ liệu ra khỏi các hệ thống của doanh nghiệp. Các giám đốc CNTT sử dụng BI để xác định các quy trình kinh doanh hiệu quả hoặc không hiệu quả dể ra các quyết định tái cấu trúc doanh nghiệp.

Với các công cụ BI hiện nay, các nhà quản lý kinh doanh có thể bất cứ lúc nào bắt đầu tự phân tích dữ liệu hơn là chờ đợi các phòng ban để thực hiện các báo cáo phức tạp. Việc dân chủ hoá sự truy cập thông tin sẽ hỗ trợ người dùng đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên các số liệu thực tế.

Mặc dù BI có nhiều triển vọng trong kinh daonh nhưng việc triển khai có thể rủi ro cao bởi những thách thức về văn hoá và kỹ thuật. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng dữ liệu đầu vào của các ứng dụng BI là sạch và nhất quán để các báo cáo đầu ra có thể tin tưởng được.

1.Loại hình công ty nào sẽ sử dụng các hệ thống BI?

Tất cả các kiểu công ty trong tất cả các ngành thực tế đang gặt hái được lợi ích từ những hệ thống này. Một yếu tố quan trọng của BI, phân tích kinh doanh, là rất tất yếu đối với sự thành công của các công ty lớn nhiều ngành nghề.

Trong ngành bán lẻ, Wal-Mart sử dụng một số lượng lớn dữ liệu và danh mục phân tích để thống trị ngành này. Amazon và Yahoo không chỉ là những địa chỉ thương mại điện tử mà là công cụ phân tích cực kỳ hiệu quả và theo một cách tiếp cận “thử nghiệm và nghiên cứu” đối với những thách thức kinh doanh. Công ty Capital One điều hành hơn 30.000 thí nghiệm /năm để xác định những khách hàng mong muốn và định giá những đề xuất tín dụng …

2.Ai sẽ sử dụng BI nhiều nhất?

Việc chia sẻ là tất yếu đối với sự thành công của các dự án BI bởi vì mọi người có liên quan đến quy trình này phải có quyền truy cập toàn bộ vào thông tin để có thể thay đổi cách thức mà họ làm việc. Các ứng dụng BI nên bắt đầu với những lãnh đạo cao cấp sẽ là bộ phận kinh doanh. Bởi vì công việc của họ là làm tăng doanh thu, sẽ thích hợp hơn để nắm giữ bất cứ công cụ trợ giúp nào – tất nhiên, miễn là công cụ đó dễ sử dụng và họ tin tưởng được những thông tin đó.

Với sự hỗ trợ của các hệ thống BI, các nhân viên chỉnh sửa những thao tác làm việc hàng ngày của từng cá nhân cũng như của cả nhóm, điều này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc giữa các nhóm kinh doanh. Khi bạn có được những nhân viên kinh doanh xuất sắc trên bảng danh dự thì bạn có thể sử dụng họ để thu hút được những đối tượng còn lại trong công ty bằng các công cụ hỗ trợ này.

3.Doanh nghiêp nên triển khai một hệ thống BI như thế nào?

Khi lập biểu đồ phân tích về BI, đầu tiên công ty phải phân tích cách thức đưa ra quyết định và xem xét thông tin mà các giám đốc cần để dễ dàng đưa ra quyết định nhanh hơn, tự tin hơn, cũng như họ sẽ thích thông tin đó đã trình bày với họ (ví dụ như là một báo cáo, một biểu đồ, trực tuyến hay bản in). Thảo luận đưa ra quyết định sẽ thúc đẩy những thông tin mà các công ty cần để thu thập, phân tích và xuất bản nó trong hệ thống BI.

Những hệ thống BI tốt tùy theo từng hoàn cảnh. Sẽ là không đủ nếu các hệ thống đó lập các báo cáo doanh thu ngày hôm qua là X và cùng thời điểm đó của năm ngoái doanh thu là Y. Các hệ thống đó cần giải thích những nhân tố nào ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đó khiến cho doanh thu trong một ngày nào đó là X còn trong ngày đó của năm trước doanh thu lại là Y.

Giống như rất nhiều các dự án công nghệ, BI sẽ không phát huy tác dụng nào nếu người sử dụng hoài nghi về công nghệ này và kết quả dẫn đến tình trạng từ chối sử dụng công cụ đó. Và khi triển khai theo chiến dịch thì doanh nghiệp phải thay đổi cơ bản cách thức hoạt động của các qui trình và cách thức quyết định được đưa ra. Các giám đốc CNTT cần chú ý thêm đến những cảm giác của người dùng.

4. 7 bước cần thiết dể triển khai thành công hệ thống BI:

* Đảm bảo dữ liệu của bạn là sạch và tin cậy.
* Đào tạo người dùng hiệu quả.
* Triển khai nhanh chóng, sau đó thích ứng. Đừng lãng phí quá nhiều thời gian trong thời gian đầu để phát triển các báo cáo “hoàn hảo” bởi vì những nhu cầu mới luôn xuất hiện khi kinh doanh phát triển.
* Tiến hành một cách tiếp cận tích hợp để xây dựng kho dữ liệu của bạn từ khi bắt đầu. Không nên trói buộc mình vào một chiến dịch thu thập dữ liệu không tưởng.
* Xác định chỉ số đầu tư hiệu quả (ROI) rõ ràng trước khi bạn bắt đầu. Vạch ra những lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp hy vọng sẽ đạt được sau đó tiến hành kiểm tra thực tế hàng quý hoặc 2 quý một.
* Tập trung vào các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
* Không nên đầu tư BI chỉ vì bạn cảm thấy cần nó. Hãy triển khai BI với ý tưởng rằng có nhiều điều bạn cần khám phá và hiểu rõ những điều bạn cần tìm kiếm ấy ở đâu.

Phản ứng của người sử dụng là một rào cản lớn đối với sự thành công của BI, những rào cản khác bao gồm việc phải sàng lọc những dữ liệu kém chất lượng và không thích hợp trong một khối lượng dữ liệu khổng lồ.

Chìa khóa để đạt được sự hiểu biết chính xác từ các hệ thống BI là các dữ liệu chuẩn. Dữ liệu là thành phần cơ bản nhất của bất cứ dự án BI thành công nào. Các công ty phải phát triển được kho lưu trữ dữ liệu và kho dữ liệu theo trình tự làm việc hiệu quả trước khi họ có thể bắt đầu sàng. Nếu không họ sẽ điều hành doanh nghiệp dựa trên những thông tin không đáng tin cậy.

Một cạm bẫy tiềm ẩn khác đó chính là chính bản thân các. Mặc dù các công cụ này có thể ngày càng quan trọng và thân thiện với người dùng hơn trước kia những giá trị cốt lõi của BI vẫn là thực hiện tốt chức năng báo cáo hơn là quản lý quy trình.

Cản trở thứ 3 đối với việc sử dụng BI để chuyển đổi các quy trình kinh doanh đó chính là hầu hết các công ty không hiểu hết các quy trình kinh doanh của chính mình để quyết định cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào. Và các công ty cần cẩn thận về các quy trình mà họ lựa chọn. Nếu như quy trình đó không có một sự tác động trực tiếp đến doanh thu hay tình hình kinh doanh không đứng sau việc tiêu chuẩn hóa quy trình trong toàn bộ công ty đó thì toàn bộ nỗ lực của BI có thể sẽ không được tích hợp. Các công ty cần hiểu được tất cả các hoạt động để thúc đẩy một quy trình kinh doanh cụ thể, xác định dòng dữ liệu và thông tin như thế nào xuyên suốt toàn bộ các quy trình, đồng thời dự liệu được trao đổi như thế nào giữa những người dùng và người ta sẽ sử dụng nó như thế nào để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể của chính mình trong quy trình đó. Và họ cần hiểu tất cả những điều này trước khi họ bắt đầu một dự án BI nếu họ mong muốn cải thiện hiệu quả làm việc của chính họ.

6.Những lợi ích từ BI là gì?

Một phạm vi lớn các ứng dụng của BI đã trợ giúp các công ty thúc đẩy chỉ số đầu tư hiệu quả một cách ấn tượng. Phần mềm quản trị doanh nghiệp thông minh đã và đang được sử dụng để xác định được những ý tượng cắt giảm chi phí, phát hiện các cơ hội của doanh nghiệp, đưa các dữ liệu ERP vào các báo cáo có thể đánh giá được, phản ứng nhanh để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tối ưu giá cả.

Ngoài việc làm cho dữ liệu có thể truy cập được, phần mềm BI có thể đem lại cho các công ty nhiều đòn bẩy trong suốt quá trình đàm phán bằng cách làm cho các công ty dễ dàng đánh giá được giá trị của các mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng.

Trong các bức tường của các doanh nghiệp, có rất nhiều cơ hội tiết kiệm tiền bằng cách tối ưu các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp và tập trung vào các quyết định. BI đem lại chỉ số đầu tư hiệu quả đáng kể khi nó chú ý đến những tình huống kinh doanh khó xử. Ví dụ, với sự hỗ trợ của công cụ BI, Toyota đã nhận thấy công ty của họ thanh toán cho bên vận chuyển hàng 2 lần với con số là 812.000 đô la trong năm 2000. Các công ty mà sử dụng BI để phát hiện ra các quy trình kinh doanh không hoàn chỉnh để nâng cao sức cạnh tranh đối với các công ty mà chỉ sử dụng BI để giám sát những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp

7.Một số bí quyết bổ sung về BI

* Phân tích phần mềm đó hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định như thế nào?
* Xem xét những thông tin nào mà lãnh đạo cần để có thể dễ dàng đưa ra những quyết định chính xác và nhanh chóng?
* Chú ý đến chất lượng của dữ liệu?
* Lập kế hoạch cho việc đánh giá hiệu quả công việc có liên quan đến doanh nghiệp nhất.
* Cung cấp tình huống có ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả công việc.

BI là phần mềm chủ yếu hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định. BI hiên nay thực sự là tiềm năng để mỗi doanh nghiệp có thể chuyển hóa qui trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả họat động.

CHUYÊN GIA TƯ VẤN ĐÀO TẠO

Thạc sĩ - Trần Văn Tuyến

Giám đốc Công ty cổ phần XNK BBU

168 Bùi Thị Xuân, Phạm Ngũ Lão, Quận 1

ĐT: 0938 768 468 - 0286 273 3456

CÔNG TY CỔ PHẦN XNK BBU

Trụ sở chính: Số 168 Bùi Thị Xuân, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1 , Tp. Hồ Chí Minh

Tel: 08 6273 3456 Fax: 08 3856 9823
Mã số thuế: 0312539862
Hotline: 0969 232 969 (Zalo, Viber)
Email: bbuvn68@gmail.com